QUY CHẾ QUẢN LÝ PHÙ HỢP THÔNG TIN CÁ NHÂN
[KỸ NĂNG ĐẶC ĐỊNH]
Nhằm bảo đảm người tìm việc có thể yên tâm sử dụng dịch vụ giới thiệu việc làm, Nghiệp đoàn Kinh doanh Shinshu LOHAS thực hiện việc thu thập, lưu giữ và sử dụng thông tin cá nhân của người tìm việc, v.v. (người tìm việc hoặc người có nguyện vọng trở thành người lao động) theo các quy định dưới đây, đồng thời tuân thủ Luật Ổn định việc làm và các quy định pháp luật liên quan, cũng như Luật Bảo vệ thông tin cá nhân và các quy định pháp luật liên quan.
- MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG THÔNG TIN CÁ NHÂN
Trong quá trình thực hiện dịch vụ giới thiệu việc làm miễn phí theo Luật Ổn định việc làm và các hoạt động liên quan, Nghiệp đoàn chỉ thu thập và sử dụng thông tin cá nhân của người tìm việc trong phạm vi cần thiết để đạt được một trong các mục đích sau:
(1) Phục vụ việc phỏng vấn và tư vấn giữa người tìm việc và nhân viên của Nghiệp đoàn nhằm tiến hành giới thiệu việc làm;
(2) Tìm kiếm và lựa chọn các thông tin tuyển dụng phù hợp với nguyện vọng của người tìm việc;
(3) Tìm kiếm và lựa chọn người tìm việc phù hợp với các điều kiện tuyển dụng;
(4) Cung cấp cho doanh nghiệp tuyển dụng dưới dạng thông tin ứng tuyển, với điều kiện đã được người tìm việc đồng ý trước;
(5) Cung cấp cho các văn phòng giới thiệu việc làm là đối tác kinh doanh đã được người tìm việc cho phép tiếp nhận thông tin;
(6) Thực hiện việc hỗ trợ và theo dõi sau khi người tìm việc được tuyển dụng;
(7) Phân tích nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ giới thiệu việc làm.
- PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN CÁ NHÂN
Theo nguyên tắc chung, thông tin cá nhân được thu thập trực tiếp từ chính cá nhân có liên quan. Trường hợp thu thập thông tin cá nhân từ người khác, Nghiệp đoàn chỉ thực hiện sau khi đã được cá nhân đó đồng ý.
Theo nguyên tắc chung, Nghiệp đoàn không thu thập thông tin liên quan đến chủng tộc, dân tộc, địa vị xã hội, nguồn gốc gia đình, nguyên quán đăng ký hộ tịch hoặc các nội dung khác có nguy cơ dẫn đến phân biệt đối xử trong xã hội; tư tưởng và tín ngưỡng; hoặc tình trạng tham gia công đoàn.
Đối với thông tin cá nhân cần được đặc biệt lưu ý theo quy định của Luật Bảo vệ thông tin cá nhân, bao gồm bệnh sử, tiền án, tiền sự, việc từng là nạn nhân của hành vi phạm tội và các thông tin khác cần được đặc biệt lưu ý khi xử lý nhằm tránh gây ra sự phân biệt đối xử không chính đáng, thành kiến hoặc những bất lợi khác đối với cá nhân, Nghiệp đoàn sẽ giải thích trước cho cá nhân về sự cần thiết của thông tin đó trong quá trình giới thiệu việc làm và chỉ thu thập sau khi đã được cá nhân đồng ý.
- CUNG CẤP THÔNG TIN CÁ NHÂN CHO BÊN THỨ BA
Nghiệp đoàn không cung cấp thông tin cá nhân đã thu thập cho bất kỳ bên thứ ba nào, ngoại trừ các trường hợp sau:
(1) Cung cấp cho doanh nghiệp mà cá nhân ứng tuyển sau khi đã được cá nhân đó đồng ý;
(2) Cung cấp cho văn phòng giới thiệu việc làm là đối tác kinh doanh sau khi đã được cá nhân cho phép tiết lộ thông tin;
(3) Việc cung cấp được thực hiện theo quy định của pháp luật.
- BẢO ĐẢM TÍNH CHÍNH XÁC CỦA THÔNG TIN CÁ NHÂN
Khi nhập thông tin cá nhân của người tìm việc vào các hệ thống liên quan, Nghiệp đoàn sẽ kiểm tra và đối chiếu nội dung thông tin tại thời điểm nhập.
Mỗi khi liên hệ với người tìm việc, Nghiệp đoàn cũng sẽ kiểm tra xem thông tin có thay đổi hay không và thực hiện việc cập nhật cần thiết, nhằm duy trì thông tin cá nhân ở trạng thái chính xác và mới nhất.
- PHẠM VI NHÂN VIÊN ĐƯỢC PHÉP XỬ LÝ THÔNG TIN CÁ NHÂN
Trong Nghiệp đoàn, chỉ nhân viên thuộc bộ phận giới thiệu việc làm mới được phép xử lý thông tin cá nhân.
Người chịu trách nhiệm xử lý thông tin cá nhân là ông Hiroaki Obuse（小布施弘明）, Người chịu trách nhiệm giới thiệu việc làm.
Người chịu trách nhiệm xử lý thông tin cá nhân sẽ định kỳ kiểm tra tình trạng xử lý thông tin cá nhân và nỗ lực bảo đảm hoạt động được thực hiện một cách phù hợp.
- GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỐI VỚI NGƯỜI XỬ LÝ THÔNG TIN CÁ NHÂN
Người chịu trách nhiệm giới thiệu việc làm sẽ tổ chức giáo dục và hướng dẫn về việc xử lý thông tin cá nhân cho các nhân viên của Nghiệp đoàn được quy định tại Mục 5 nêu trên ít nhất mỗi năm một lần.
Người chịu trách nhiệm giới thiệu việc làm cũng phải tham gia khóa đào tạo dành cho người chịu trách nhiệm giới thiệu việc làm ít nhất năm năm một lần.
[Đối với doanh nghiệp hoạt động theo hình thức thông báo]
Nhằm đáp ứng các sửa đổi của luật và quy định pháp luật có liên quan, Người chịu trách nhiệm giới thiệu việc làm phải tham gia khóa đào tạo dành cho người chịu trách nhiệm giới thiệu việc làm theo định kỳ.
Ngoài ra, nghĩa vụ bảo mật thông tin cá nhân sẽ được quy định trong nội quy lao động và được phổ biến đầy đủ cho toàn bộ nhân viên.
- XỬ LÝ YÊU CẦU CỦA CÁ NHÂN VỀ VIỆC CÔNG KHAI HOẶC CHỈNH SỬA THÔNG TIN CÁ NHÂN
Khi cá nhân có liên quan yêu cầu công khai thông tin cá nhân của mình, người xử lý thông tin sẽ yêu cầu cá nhân nộp mẫu đơn phù hợp, trong đó ghi ngày yêu cầu, địa chỉ, họ tên, ngày tháng năm sinh, lý do yêu cầu công khai thông tin và tài liệu xác nhận danh tính.
Căn cứ theo yêu cầu đó, người xử lý thông tin sẽ công khai không chậm trễ các thông tin dựa trên sự thật khách quan, bao gồm trình độ, chứng chỉ và kinh nghiệm làm việc của cá nhân.
Nếu cá nhân tiếp tục yêu cầu chỉnh sửa, bao gồm cả xóa thông tin, tạm ngừng sử dụng, tiêu hủy thông tin hoặc ngừng cung cấp thông tin cho bên thứ ba, và yêu cầu đó phù hợp với sự thật khách quan, Nghiệp đoàn sẽ thực hiện biện pháp tương ứng không chậm trễ.
Người chịu trách nhiệm giới thiệu việc làm sẽ nỗ lực phổ biến cho người tìm việc, v.v. về thủ tục công khai, chỉnh sửa và các phương thức xử lý khác đối với thông tin cá nhân.
- XỬ LÝ KHIẾU NẠI LIÊN QUAN ĐẾN THÔNG TIN CÁ NHÂN
Nếu cá nhân có liên quan gửi khiếu nại về thông tin cá nhân của mình, người phụ trách xử lý khiếu nại sẽ xử lý một cách phù hợp và thiện chí.
Người phụ trách xử lý khiếu nại liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân là ông Hiroaki Obuse（小布施弘明）, Người chịu trách nhiệm giới thiệu việc làm.
- BIỆN PHÁP NGĂN NGỪA RÒ RỈ, THẤT LẠC HOẶC HƯ HỎNG THÔNG TIN CÁ NHÂN
Để ngăn ngừa việc rò rỉ, thất lạc hoặc hư hỏng thông tin cá nhân, các phương tiện lưu trữ và tài liệu có ghi thông tin cá nhân sẽ được bảo quản trong tủ có khóa.
- NGĂN NGỪA TRUY CẬP THÔNG TIN CÁ NHÂN BỞI NGƯỜI KHÔNG CÓ THẨM QUYỀN
Nghiệp đoàn sẽ xác định cụ thể các thiết bị và nhân viên được phép xử lý thông tin cá nhân. Người có thẩm quyền hợp pháp sẽ được nhận diện và xác thực thông qua chức năng kiểm soát tài khoản người dùng của thiết bị.
- BIỆN PHÁP TIÊU HỦY HOẶC XÓA THÔNG TIN CÁ NHÂN KHÔNG CÒN CẦN LƯU GIỮ
Ngoại trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, thông tin cá nhân đã được cung cấp sẽ được Nghiệp đoàn tiêu hủy sau khi thời hạn đăng ký tìm việc kết thúc và sẽ không được hoàn trả.
Nghiệp đoàn Kinh doanh Shinshu LOHAS
1-35-5-2 Matsuoka, thành phố Nagano, tỉnh Nagano, Nhật Bản
Giám đốc đại diện: Hiroaki Obuse（小布施弘明）
QUY CHẾ QUẢN LÝ PHÙ HỢP THÔNG TIN CÁ NHÂN
[THỰC TẬP KỸ NĂNG]
Tên đơn vị: Nghiệp đoàn Kinh doanh Shinshu LOHAS
- Trong đơn vị, chỉ những nhân viên phụ trách tiếp nhận thực tập sinh kỹ năng mới được phép xử lý thông tin cá nhân.
Người chịu trách nhiệm xử lý thông tin cá nhân là ông Hiroaki Obuse（小布施弘明）, Người chịu trách nhiệm quản lý.
- Người chịu trách nhiệm quản lý sẽ tổ chức giáo dục và hướng dẫn về việc xử lý thông tin cá nhân cho các nhân viên được quy định tại Mục 1 nêu trên mỗi năm một lần.
Người chịu trách nhiệm quản lý cũng phải nỗ lực tiếp thu và duy trì kiến thức cần thiết về việc xử lý thông tin cá nhân.
- Khi cá nhân có liên quan yêu cầu công khai thông tin cá nhân của mình, người xử lý thông tin sẽ công khai không chậm trễ các thông tin dựa trên sự thật khách quan, bao gồm trình độ, chứng chỉ và kinh nghiệm làm việc của cá nhân, căn cứ theo yêu cầu đó.
Nếu cá nhân tiếp tục yêu cầu chỉnh sửa thông tin, bao gồm cả việc xóa thông tin, và yêu cầu đó phù hợp với sự thật khách quan, việc chỉnh sửa sẽ được thực hiện không chậm trễ.
Người chịu trách nhiệm quản lý cũng sẽ nỗ lực phổ biến cho thực tập sinh kỹ năng, v.v. về thủ tục công khai và chỉnh sửa thông tin cá nhân.
- Nếu cá nhân có liên quan gửi khiếu nại về thông tin cá nhân của thực tập sinh kỹ năng, v.v., người phụ trách xử lý khiếu nại sẽ xử lý một cách phù hợp và thiện chí.
Người phụ trách xử lý khiếu nại liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân là ông Hiroaki Obuse（小布施弘明）, Người chịu trách nhiệm quản lý.
Nghiệp đoàn Kinh doanh Shinshu LOHAS
1-35-5-2 Matsuoka, thành phố Nagano, tỉnh Nagano, Nhật Bản
Giám đốc đại diện: Hiroaki Obuse（小布施弘明）